El área de telecomunicaciones permite a la empresa ahorrar recursos financieros. Para ello, es necesario aplicar la Gestión de Gastos de Telecom
Para que las empresas se mantengan competitivas, ellas necesitan adecuar sus presupuestos, actuando con la reducción de costos en algunos procesos. El área de Telecom, por ejemplo, es una que permite reducción de gastos, con foco en recursos, contratos, inventario y facturación.
Una forma de moderar gastos en la empresa es la Gestión de Gastos de Telecom, una metodología que engloba desde la evaluación de las tecnologías, de los paquetes de servicios y de los procesos, hasta las negociaciones de contratos y políticas de uso practicadas por el mercado de telecomunicaciones.
La gestión es indispensable para las compañías que buscan eficiencia y economía en sus telecomunicaciones, y puede ser hecha internamente o por servicios tercerizados de empresas especializadas en Telecom Expenses Management (TEM).
¿Gestionar internamente o subcontratar?
Muchas empresas piensan en cómo decidir si esta gestión debe o no ser subcontratada, considerando aún si el outsourcing optimizará los resultados de la operación.
Para tomar una decisión, hay que hacer preguntas como:
- ¿Existe un inventario de recursos de telefonía en mi empresa? ¿Está actualizado?
- ¿Los contratos están centralizados? ¿Mi empresa es consciente de los términos de estos contratos y de las fechas de finalización de cada uno de ellos?
- ¿Se organizan las facturas? ¿Se auditan mensualmente?
- ¿Qué áreas de mi empresa son responsables del pago de cada uno de los recursos?
Las respuestas a estos cuestionamientos van a establecer un parámetro a partir del estado actual de la Gestión de Gastos de Telecom de su empresa. Si la mayoría de las respuestas son negativas, su empresa necesita ayuda especializada.
Cuando tercerizar es la mejor opción
En las empresas de mediano y gran porte, principalmente, existen muchos contratos y equipos para gestionar, además de una alta variedad de recursos de Telecom (ramales, celulares, enlaces E1, líneas sueltas, modens 3G, enlaces de datos WAN, dedicados y ADSL, entre otros), que generan muchas facturas mensualmente. En estos escenarios, los procesos son difíciles de controlar y la tercerización se convierte en la mejor opción, ya que para gestionar todos los procesos es necesario disponer de un equipo calificado en TI, de herramientas y de tiempo.
En el caso de una gestión interna, la empresa corre el riesgo de perderse en medio de los procesos y continuar teniendo gastos innecesarios, debido a la falta de control adecuado ya la falta de visibilidad de los gastos. Además, sería necesario contratar profesionales especializados o capacitarlos para realizar tareas como controlar el inventario, auditar las facturas, hacer la interfaz con las operadoras, gestionar las contestaciones, controlar el flujo de la facturación, negociar los contratos y generar información gerencial recurrente para facilitar la toma de decisiones por los gestores de Telecom.
Invertir en estos profesionales para mantenerlos actualizados ante las nuevas tendencias, tecnologías y regulaciones puede generar un costo alto para la empresa. Otro riesgo es el de perder este profesional a la competencia, llevando todo el conocimiento adquirido.
Lo que una consultoría especializada en TI puede hacer
Una consultoría dispone de una cartera completa de soluciones y de profesionales especializados en gestión de telefonía. Los expertos hacen un análisis consultivo del perfil del consumo del cliente y también del contrato. El análisis permite apuntar alternativas a la economía de recursos de la empresa, como: la ejecución de una Solicitud de Propuestas (RFP) entre los operadores; sugerencias de renegociación de contratos.
La acción conjunta de la gestión de telefonía – control del inventario, control de facturación y auditoría y contestación mensuales -, con los análisis consultivos criterios, garantiza que el cliente no sólo disfrute de las mejores condiciones contractuales y pague a las operadoras solamente lo que es debido, como también asegura que los gestores tengan visibilidad de los cuellos de botella de costos con la telefonía de su empresa. Por lo tanto, la indicación de las mejores soluciones para eludirlos.
Este servicio se rige por un contrato con Service Level Agreement (SLAs) y con la garantía de la entrega ágil de los resultados. En ese contrato se consideran recursos con la operadora, como:
Negociación: Proceso de negociación de contratos (tarifas y niveles de servicio), con expectativa de generar ahorro del 5% al 20%, además de mejor la gobernanza y niveles de servicios.
Recuperación: Resarcimiento de valores pagados indebidamente a las operadoras. La acción puede garantizar un retorno del 5% al 20% del valor pagado.
Estudios de perfil: Definición y/o optimización de los perfiles de usuarios. Este análisis puede ayudar a la empresa a reducir en torno a 5% a 20% la complejidad y estandarizar procesos.
Implantación: Gestión de la implantación de la operación de telefonía, con la definición del modelo de soporte, mapeamiento de procesos existentes y apunte de mejoras.
Soporte técnico a los usuarios finales de telefonía: Atención a incidentes, cambios y problemas. Resolución de problemas técnicos con los operadores.
Consultoría aplicada a:
- Identificación de oportunidades y gestión de proyectos para la reducción de gastos;
- Gestión de transición o transformación de proveedores;
- Proyectos de actualización tecnológica;
- Proyectos de optimización de procesos operativos.
¿Quiere lograr la eficiencia y la economía de los recursos de Telecom?
Haga las preguntas necesarias para saber qué camino su empresa debe seguir para tener los mejores resultados en Gestión de Gastos de Telecom.
Luciele Ceconello – Gerente de Proyectos – [email protected]
