Videoconferência: como fazer reuniões online de um jeito profissional


Veja como transformar a experiência das reuniões a distância com o uso de ferramentas de colaboração e videoconferência profissionais

Sejamos honestos: 2020 será lembrado, para sempre, como o ano que a Terra quase parou.

E a verdade é que o mundo só não parou mesmo por conta de algumas soluções bem específicas, que permitiram que pessoas e empresas se mantivessem conectadas. Concorda?

Por exemplo: você imagina sua vida, hoje, sem as videoconferências para o trabalho remoto? É bem provável que não.

Afinal de contas, por conta da pandemia de Covid-19, passamos a viver o tal do novo normal, com as ferramentas de colaboração sendo fundamentais para nos mantermos em contato com o trabalho e as outras pessoas.

E ao que tudo indica, mesmo quando a pandemia for coisa do passado, ainda assim, vamos seguir nessa jornada. De acordo com pesquisas do Gartner, mais de 80% das grandes organizações globais pretendem manter seus funcionários em Home Office, pelo menos em parte de seus expedientes.

O novo normal e a colaboração

Para suportar a saída dos escritórios rumo ao trabalho remoto, as companhias tiveram de acelerar uma série de mudanças práticas no jeito como gerenciam suas operações e como elas veem as produções e a rotina de seus colaboradores.

As videoconferências que antes eram restritas as salas de reuniões, com isso, migraram para os ambientes domésticos, conectando uma frente de trabalho mais dispersa e amplamente conectada.

Como resultado, estamos cada vez mais promovendo nossas próprias videoconferências diretamente de computadores e celulares (pessoais, inclusive), usando as conexões de casa como ponto de partida para as interações.

Mas será que isso significa que todas as opções são iguais? Ou existe um jeito de tornar as reuniões online mais produtivas e profissionais?

Tudo depende do software para a videoconferência

Está muito mais simples fazer uma reunião online. Não é mais preciso ter nada robusto ou sofisticado para nos conectarmos. Basta um link de Internet com bom desempenho, uma rede estável e um software de videochamada para conectar os participantes.

Certo? …Nem sempre!

Apesar da informalidade estar em alta no contexto virtual, é importante que as empresas conheçam as diferenças entre os tipos de soluções – e saibam escolher as alternativas mais indicadas para suas realidades.

Esse é um ponto importante, por exemplo, para as companhias que precisam de mais segurança e eficiência em suas jornadas de comunicação, com tráfego de informações críticas.

Vale salientar que, embora o mercado disponha de inúmeras plataformas gratuitas para a realização de conversas por vídeo, as soluções de conexão mais populares não possuem, na maior parte dos casos, a proteção necessária para manter suas conversas e arquivos seguros.

Sendo assim, imagine que sua equipe está discutindo a estratégia para o próximo ano. Faz sentido deixar essa reunião aberta para que possíveis invasores possam roubar as informações?

Mitigar esse tipo de ameaça é um dos grandes diferenciais que as plataformas de colaboração profissionais podem oferecer. Com elas, sua empresa pode ter:

– Acesso seguro, com controle rígido de participantes;

– Criptografia de dados para proteção das informações;

– Reuniões sem limite de tempo ou quantidade de usuários, com recursos de interação específicos;

– Implementação de perfil de acesso diferenciado para visitantes e colaboradores.

Videoconferência e colaboração: funcionalidades para reuniões online e trabalho remoto

Por mais importante que as reuniões a distância sejam hoje em dia, a verdade é que elas são apenas uma pequena parte do trabalho das equipes. Além das videoconferências, é preciso impulsionar a proximidade em todos os momentos para se enviar arquivos, gerenciar equipes, rastrear processos etc.

Isso significa que a colaboração não é algo momentâneo. Vale destacar que a expectativa é que o mercado de comunicação unificada (UC, na sigla em inglês) movimente US$ 74,2 bilhões nos próximos cinco anos, segundo relatório divulgado pela Allied Market Research.

Isso tudo porque ter um software de colaboração profissional, como o WebEx, da Cisco, significa uma vantagem real para se otimizar processos contínuos e que precisam de mais agilidade.

Adotar esse tipo de solução oferece:

– Oportunidade de salvar o histórico completo de informações;

– Definir grupos de trabalho divididos por projetos;

– Compartilhamento de dados via app;

– Integração com outras aplicações (incluindo calendários).

Além do mais, ao contrário das ferramentas de colaboração gratuitas ou mais simples, os recursos de colaboração profissional são capazes de garantir mais estabilidade e segurança ao tráfego de informações. E são, também, uma opção para manter a comunicação mais eficiente, com redundância na conexão e menor consumo de banda de Internet.

WebEX Cisco: A melhor experiência para as reuniões a distância

Já pensou integrar diferentes plataformas e criar um ambiente colaborativo capaz de reunir, simultaneamente, dezenas de pessoas do seu time?

Essa é a principal proposta do WebEX, plataforma de colaboração da Cisco que oferece recursos para toda a jornada de trabalho remoto.

Entre os recursos, o WebEx oferece o módulo Teams, com integração automática com sistemas de diversos fornecedores, filtros de conteúdo e segurança, gestão analítica de dados, compartilhamento rápido de informações e, ainda, recursos de live streaming, gravação e gestão de treinamentos.

Quer saber mais? Veja este vídeo que preparamos sobre o WebEx!

Videoconferência: Vídeo - Nap IT e WebEx

Por que ter o WebEx profissional?

 Home Office e as reuniões a distância vieram para ficar e oferecer uma comunicação a seus colaboradores de ‘qualquer jeito’ não é uma opção.

Por isso, a integração da solução de videoconferência mais moderna do mercado tem tudo para otimizar a mobilidade de sua companhia nestes novos tempos.

O WebEx oferece:

– Ambientes digitais 100% inteligentes e controlados;

– Espaços mais seguros, com recursos de proteção exclusivos;

– Alta qualidade de imagem e som para suas reuniões;

– Capacidade de gerar relatórios específicos para acompanhar quem usa e como está sendo feita a comunicação virtual de sua companhia.

E, então? Pronto para transformar a experiência das reuniões em vídeo de sua empresa? Peça já sua consultoria com os especialistas da Nap IT e descubra como ter o melhor das tecnologias de videoconferência agora mesmo!